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15/06/2020 03:23

NUMÉRIQUE : Moodle et Teams ont sauvé l'Université de Bourgogne pendant le confinement

Ayant préparé sa transition numérique dès 2017, l'Université de Bourgogne était prête pour l'enseignement en distanciel généralisé quand le confinement a été déclenché. Vice-président au campus numérique, Alexandre Fournier explique ce qui a été mis en place pour faire face à la situation de crise.
Ancien bibliothécaire devenu ingénieur en enseignement numérique, Alexandre Fournier vient aujourd'hui en appui en ingénierie sur la formation et les outils. Il est adjoint au responsable du service de la pédagogie numérique de l'Université de Bourgogne.

Élu en mars 2016 aux côtés d'Alain Bonnin, renouvelé en mars 2020 en étant sur la liste du président actuel Vincent Thomas, Alexandre Fournier représente les personnels Bibliothèques, Ingénieurs, Administratifs, Techniciens, de Service et de Santé (BIATSS). Pour ce second mandat, il a été désigné vice-président délégué au campus numérique, aux systèmes d'informations et aux sources ouvertes.

Des bibliothèques au learning center


Originaire de Montbard, Alexandre Fournier a commencé ses études universitaires à Dijon en 1995.
Après une licence de Lettres à l'université de Versailles, il entre dans l'univers des bibliothèques universitaires en tant qu'objecteur de conscience en 1999 et finira par travailler pendant près de vingt ans dans cet univers avant de se réorienter vers l'ingénierie.

À l'époque de son premier mandat, Alexandre Fournier a donc reçu la confiance d'Alain Bonnin, pour travailler sur la stratégie politique et numérique de l'université, sans pour autant avoir fait des études d'informatique auparavant. Néanmoins, le bibliothécaire avait élaboré le cahier des charges d'un nouveau site internet pour les BU.

Dans son premier mandat, Alexandre Fournier a travaillé sur un projet majeur de l'université doté de six millions d'euros, le «learning center» correspondant à la restructuration de la BU Sciences avec des salles de travail pour des groupes ou des individus isolément et de nouveaux services. Du fait d'une phase de désamiantage qui a pris du retard, le projet n'a pas encore abouti mais l'ouverture est dorénavant prévue pour septembre 2021.

Autre gros projet, une seconde tranche du data center avec une extension du centre de calcul pour les chercheurs. Un data center qui est labellisé régionalement Enseignement supérieur-recherche Bourgogne-Franche-Comté.

La transition numérique préparée depuis 2017


À partir de 2017, Alexandre Fournier a travaillé à «ce qui [les] a sauvés pendant la période Covid». C'est à dire la mise en place de nouveaux outils dédiés à la pédagogie numérique. «Par rapport à d'autres universités, on a eu des outils tout de suite» moyennant un appui aux personnels, aux enseignants et aux étudiants. Vincent Thomas a rapidement opté pour les outils mis en place par Alexandre Fournier et a communiqué sur ceux-ci auprès des enseignants qui conservaient néanmoins leur liberté pédagogique.

Ces dernières années, l'Université de Bourgogne préparait donc son développement numérique tant dans la continuité professionnelle que dans la continuité pédagogique. Deux plateformes ont ainsi été installées. La première, Moodle, est une plateforme d'apprentissage en ligne basée sur des logiciels libres. Elle permet la mise en place de dispositifs complets d'enseignement pour organiser des filières ainsi que la création de cours par les enseignants.

«C'est un outil qui est pensé pour les enseignants» et l'Université de Bourgogne travaillait avec son prestataire Edunao, un spécialiste français de l'éducation en ligne, à accroître à la fois sa réactivité et son nombre d'outils disponibles. La présentation de la nouvelle mouture de Moodle avait déjà débuté quand le confinement a été déclenché (aussi appelé Plubel Moodle pour Plateforme UB d'enseignement en ligne).

La seconde plateforme collaborative, Teams, est conçue par Microsoft. Lancée en 2016, teams a été présenté comme l'outil succédant à Skype et regroupant plusieurs logiciels de travail de groupe comme la visioconférence et partage de documents entre un grand nombre de personnes. Cela dans un environnement sécurisé, les centres de données étant localisés en France et «répondant aux normes les plus élevées au monde sur la sécurité des données personnelles» souligne Alexandre Fournier.

Le point de départ conduisant au choix de Teams fut la volonté du vice-président de proposer aux étudiants une alternative à Facebook pour des travaux collaboratifs. Expérimenté d'abord à l'UFR Médecine, les résultats étaient satisfaisants : «avant le Covid, on avait l'UFR de Santé qui avait basculé sur la solution Teams». Ensuite, c'est l'ensemble des UFR qui ont rapidement eu recours à Teams.

Formation accélérée aux outils numériques


L'université a fermé le 16 mars et a d'emblée mis l'accent sur la continuité pédagogique avec une formation accélérée des enseignants sept jours sur sept, quinze heures par jour par session de trente minutes, durant six semaines. Quinze personnes de l'équipe pédagogie numérique ont été mobilisées pour faire face à la situation.

En deux mois, près de deux millions de connexions ont été recensées sur les deux plateformes. 146.000 heures de visioconférences ont eu lieu. 15.000 étudiants sur 34.000 ont utilisé Moodle. 410 espaces de cours ont été créés.

Afin de lutter contre l'exclusion numérique, 320 ordinateurs ont été donnés à des étudiants afin de leur permettre d'accéder à la continuité numérique. Là, c'est le service numérique aux usagers qui a été mobilisé pour formaté et préparer les machines tandis que la direction du numérique préparait des réseau privé virtuel (VPN) pour sécuriser les accès des étudiant et des personnels au réseau de l'université.

Au même titre que les soignants, les agents de services publics et les personnels des entreprises nécessaires durant l'état d'urgence sanitaire, la soixantaine de personnels des équipes du numérique de l'Université de Bourgogne se sont donc mobilisés pour permettre la poursuite des cours et du travaux de recherche.

La continuité professionnelle a aussi été assurée avec les mêmes outils. Les conseils de l'université se sont déroulés avec Teams, «ce qui nous a permis de tenir la réunion des directeurs de composantes, de services et de laboratoire où le président s'adresse à tous les cadres de l'université soit 80 à être connectés en même temps et ça fonctionnait très bien» se souvient Alexandre Fournier.

L'enjeu des examens en distanciel


Les examens se sont organisés en ayant largement recours à Moodle. Edunao n'ayant pas l'envergure de Microsoft, quelques inquiétudes sont apparues au début du confinement concernant la possibilité de supporter le nombre de connexions. Un logiciel supplémentaire a été inclus pour différer les connexions de manière invisible pour les utilisateurs. Les examens se déroulent donc bien en distanciel.

Concernant la sincérité des examens, les étudiants ont un compte personnel qui les authentifient et les enseignants peuvent demander d'allumer brièvement la caméra pour vérifier la personne qui est présente devant l'ordinateur. Ensuite, les étudiants téléchargent le document sur lequel ils travaillent hors ligne avant de le rendre à la fin du temps imparti. Les étudiants peuvent donc effectuer des recherches mais «les examens sont faits pour qu'ils aient un temps donné pour répondre, s'ils perdent trop de temps à chercher sur Internet, ils ne pourront pas répondre à tout».

«L'équipe de gouvernance a vraiment fait le boulot»


Alexandre Fournier est donc satisfait de la réponse apportée par l'université pour faire face à la situation de crise : «ça a bien fonctionné, les outils étaient là, les formations étaient là». Cela grâce à la préparation depuis plusieurs années : «heureusement que l'on avait préparé en amont et que l'on était aguerri sur ces outils, vue la précipitation, l'équipe de gouvernance qui venait de prendre la main a vraiment fait le boulot».

La formation se poursuit afin d'aborder la rentrée de septembre 2020. Il ne s'agit plus de sessions de trente minutes mais de séances de deux heures. Alexandre Fournier échange avec ses collègues des autres structures et tient à rassurer sur le fait que l'ensemble des universités françaises devraient être prêtes pour une rentrée très numérique avec un tutorat renforcé pour les nouveaux bacheliers.

Jean-Christophe Tardivon


Réélu en 2020, Alexandre Fournier est vice-président au campus numérique, aux systèmes d'informations et aux sources ouvertes


Une salle d'informatique à la Maison de l'étudiant


Tableau de bord de Plubel-Moodle


Tableau de bord de Teams